Rechnungsverarbeitung automatisieren — Belege erfassen, prüfen, buchen
Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, Post oder Portal. Jemand tippt Daten ab, prüft, ordnet zu und bucht. Mit Dokumenten-KI lässt sich der wiederkehrende Teil automatisieren, Ihr Team prüft nur noch Ausnahmen. HKR AI Solutions plant und baut das für Unternehmen in ganz Deutschland.
Woran manuelle Rechnungsverarbeitung leidet
Abtippen kostet Zeit und erzeugt Fehler
Rechnungsnummer, Betrag, Positionen: Jede manuelle Eingabe ist eine Fehlerquelle.
Belege liegen an vielen Orten
E-Mail-Postfächer, Portale, gescannte Post. Ohne festen Belegeingang geht der Überblick verloren.
Freigaben hängen an Einzelpersonen
Freigaben per E-Mail oder Zuruf verzögern Zahlungen und gefährden Skontofristen.
E-Rechnung wird Pflicht
Für inländische B2B-Umsätze müssen Unternehmen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Wie Sie das steuerlich bewerten, klärt Ihre Steuerberatung, die technische Verarbeitung können wir übernehmen.
So gehen wir vor
Belegwege analysieren
Wir schauen, wie Rechnungen bei Ihnen eingehen (Postfach, Portale, Scans) und welche Buchhaltungs- oder ERP-Software im Einsatz ist.
Erfassung und Regeln einrichten
Dokumenten-KI liest Lieferant, Datum, Beträge und Positionen aus. Regeln prüfen Plausibilität, etwa Dubletten, Summen oder den Abgleich mit Bestellungen.
Übergabe und Freigabe
Geprüfte Daten gehen an Ihr System. Unklare Belege landen bei einer Person, Freigaben laufen strukturiert.
Testlauf und Betrieb
Wir starten mit einem Testlauf neben Ihrem bisherigen Ablauf, beobachten die Ergebnisse und stellen dann um.
Was Sie von uns bekommen
- Automatischer Belegeingang aus E-Mail und weiteren Quellen
- Auslesen gängiger Formate: PDF, Scan und E-Rechnung (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)
- Plausibilitätsprüfungen und Ausnahmelisten für unklare Belege
- Übergabe an Ihr ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware, soweit Schnittstelle oder Export vorhanden
- Dokumentation, damit Ihr Team versteht, wie der Ablauf funktioniert
Rechenbeispiel
Angenommen, ein Unternehmen verarbeitet 300 Eingangsrechnungen pro Monat und braucht pro Beleg durchschnittlich 5 Minuten. Das sind 25 Stunden im Monat. Wird ein Teil der Belege künftig automatisch erfasst und geprüft, verlagert sich der Aufwand auf die Ausnahmefälle.
Rechenbeispiel mit frei gewählten Annahmen, kein Versprechen und kein Ergebnis eines Kundenprojekts. Ihr tatsächliches Potenzial zeigt die Potenzialanalyse.
Datenschutz und Nachvollziehbarkeit
Die Lösungen, die wir für Kunden umsetzen, gestalten wir DSGVO-konform — wo das nicht möglich wäre, bieten wir sie nicht an. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) ab und wählen Anbieter und Hosting (z. B. EU-Hosting) gemeinsam mit Ihnen aus. Anforderungen an Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit (z. B. GoBD) berücksichtigen wir bei der Planung; die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fragen
Welche Rechnungsformate lassen sich verarbeiten?
Gängige PDF-Rechnungen, Scans und strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD. Welche Formate bei Ihnen vorkommen, klären wir in der Analyse.
Mit welchen Systemen funktioniert das?
Mit allem, was eine Schnittstelle oder einen Datenexport bietet, etwa gängige ERP- und Buchhaltungssoftware. Ob und wie die Anbindung bei Ihrem System möglich ist, klären wir vorab.
Wie zuverlässig ist die automatische Erkennung?
Keine KI erkennt alles fehlerfrei. Deshalb prüfen Regeln jede Rechnung, und unsichere Fälle gehen an eine Person. So behalten Sie die Kontrolle.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das hängt von Belegwegen und Systemen ab. Einfache Setups sind oft in wenigen Wochen umsetzbar, einen konkreten Zeitplan nennen wir im Angebot.
Was kostet die Automatisierung?
Die Potenzialanalyse ist kostenlos. Danach erhalten Sie ein Angebot mit klar beschriebenem Umfang. Als Pilotkunde gelten derzeit besondere Pilotkonditionen.
Wo lohnt sich KI in Ihrem Unternehmen zuerst?
In einem kostenlosen Gespräch von etwa 30 Minuten ordnen wir Ihre Abläufe ein und zeigen, was sich für Sie realistisch umsetzen lässt.
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