Angebotserstellung automatisieren — schneller von der Anfrage zum Angebot
Wer schneller ein sauberes Angebot liefert, hat bessere Chancen auf den Auftrag. In vielen mittelständischen Unternehmen, vom Maschinenbauer bis zum Dienstleister, entsteht jedes Angebot noch mühsam aus E-Mails, Excel-Listen und alten Dokumenten. HKR AI Solutions aus Aachen automatisiert die Vorarbeit und lässt die Entscheidung bei Ihnen.
Warum Angebote oft zu lange dauern
Anfragen sind unstrukturiert
Wichtige Angaben stehen verstreut in E-Mails, Zeichnungen und Anhängen. Bis alles zusammengetragen ist, vergehen Tage.
Kalkulation und Texte werden neu gebaut
Preise, Positionen und Standardtexte werden aus früheren Angeboten kopiert, mit dem Risiko veralteter Preise oder Tippfehler.
Wissen hängt an einzelnen Personen
Nur wenige Kolleginnen und Kollegen kennen die Kalkulationslogik. Fehlen sie, stockt der Vertrieb.
Kein Nachfassen
Nach dem Versand fehlt oft die Zeit, systematisch nachzufragen, und Chancen bleiben unbemerkt liegen.
So gehen wir vor
Angebotsprozess aufnehmen
Wir verfolgen gemeinsam mit Ihnen den Weg von der Anfrage bis zum versendeten Angebot: Wer macht was, mit welchen Unterlagen und Systemen?
Regeln und Vorlagen festlegen
Preislisten, Bausteine und Kalkulationslogik legen wir fest. Was sich nicht eindeutig regeln lässt, bleibt bewusst manuell.
Entwurf automatisch erzeugen
Aus der Anfrage entsteht ein strukturierter Angebotsentwurf mit Positionen, Preisen und Texten, den Ihr Team prüft und freigibt.
Nachfassen und Auswerten
Erinnerungen bei offenen Angeboten und eine einfache Übersicht, was offen, gewonnen oder verloren ist.
Was Sie von uns bekommen
- Auswertung eingehender Anfragen und Übernahme der wichtigsten Angaben in eine feste Struktur
- Angebotsentwürfe aus Ihren Vorlagen, Preislisten und Bausteinen
- Freigabe durch Ihr Team vor jedem Versand
- Ablage im CRM oder Dokumentensystem, soweit Schnittstelle vorhanden
- Automatische Erinnerungen zum Nachfassen
Beispielszenario
Ein Zulieferer erhält Anfragen per E-Mail mit Zeichnung und Stückzahl. Ein Ablauf liest die Eckdaten aus, prüft sie auf Vollständigkeit, fragt Fehlendes nach und erzeugt mit hinterlegten Preisregeln einen Angebotsentwurf. Der Vertrieb prüft den Entwurf, ergänzt Sonderwünsche und sendet ihn ab.
Illustratives Beispiel zur Veranschaulichung, kein Ergebnis eines Kundenprojekts.
Datenschutz und Vertraulichkeit
Die Lösungen, die wir für Kunden umsetzen, gestalten wir DSGVO-konform — wo das nicht möglich wäre, bieten wir sie nicht an. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) ab und wählen Anbieter und Hosting (z. B. EU-Hosting) gemeinsam mit Ihnen aus. Bei vertraulichen Zeichnungen und Konditionen legen wir gemeinsam fest, welche Daten die Lösung überhaupt verarbeiten darf.
Häufige Fragen
Ist das nur für Maschinenbau geeignet?
Nein. Sinnvoll ist es überall, wo Angebote nach wiederkehrenden Mustern entstehen, etwa in Handwerk, Zulieferindustrie, Handel oder bei Dienstleistern.
Erstellt die KI Angebote ohne Kontrolle?
Nein. Die KI erzeugt Entwürfe, und Ihr Team gibt jedes Angebot vor dem Versand frei. Preise folgen festgelegten Regeln, nicht der Schätzung eines Sprachmodells.
Können Sie unsere Preislisten und Kalkulation berücksichtigen?
Ja, sofern sich die Logik in Regeln fassen lässt. Komplexe Sonderfälle bleiben bewusst manuell, das legen wir in der Analyse gemeinsam fest.
Mit welchen Systemen funktioniert das?
Mit allem, was eine Schnittstelle oder einen Datenexport hat, etwa gängige CRM- und ERP-Systeme. Wir klären vorab, was bei Ihren Systemen möglich ist.
Was kostet die Automatisierung?
Die Potenzialanalyse ist kostenlos. Danach erhalten Sie ein Angebot mit klar beschriebenem Umfang, abhängig von Arbeitszeit und Aufwand. Als Pilotkunde gelten derzeit besondere Pilotkonditionen.
Wo lohnt sich KI in Ihrem Unternehmen zuerst?
In einem kostenlosen Gespräch von etwa 30 Minuten ordnen wir Ihre Abläufe ein und zeigen, was sich für Sie realistisch umsetzen lässt.
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