CRM-Automatisierung für den Mittelstand — Kontakte pflegen, ohne Zeit zu verlieren
Ein CRM ist nur so gut wie die Daten darin. In vielen Unternehmen werden Kontakte spät oder gar nicht eingetragen, Nachfass-Termine vergessen und Informationen doppelt gepflegt. HKR AI Solutions aus Aachen automatisiert die Routinearbeit rund um Ihr CRM, damit der Vertrieb verkauft statt zu verwalten.
Typische CRM-Probleme im Mittelstand
Leads landen nicht im System
Anfragen aus Formular, E-Mail, Messe oder Telefon werden von Hand übertragen, oder sie bleiben im Postfach liegen.
Daten sind unvollständig oder doppelt
Unterschiedliche Schreibweisen, fehlende Felder, Dubletten: Auswertungen sind dadurch kaum belastbar.
Nachfassen hängt an der Erinnerung
Ohne automatische Aufgaben verlaufen viele Kontakte im Sand, obwohl Interesse bestand.
Systeme sprechen nicht miteinander
CRM, E-Mail, Buchhaltung und Kalender sind getrennt. Informationen müssen mehrfach eingetragen werden.
So gehen wir vor
Vertriebsablauf verstehen
Wir schauen, wie ein Kontakt bei Ihnen vom ersten Kontakt bis zum Abschluss läuft und welche Systeme beteiligt sind.
Automatisierungen auswählen
Wir wählen die Schritte mit dem größten Zeitgewinn, zum Beispiel Lead-Übernahme, Dublettenprüfung oder Erinnerungen.
Einrichten und testen
Wir bauen die Abläufe mit Werkzeugen, die zu Ihrer Systemlandschaft passen, und testen sie mit echten Daten auf Testbasis.
Betreuen und anpassen
Wenn sich Ihr Vertrieb verändert, passen wir die Abläufe an.
Was Sie von uns bekommen
- Automatische Übernahme von Anfragen aus Formular und E-Mail ins CRM
- Regeln zur Bereinigung und Dublettenprüfung
- Aufgaben und Erinnerungen zum Nachfassen
- Anbindung weiterer Systeme wie E-Mail, Kalender und Buchhaltung, soweit Schnittstellen vorhanden
- Dokumentation und Einweisung für Ihren Vertrieb
Beispielszenario
Ein Dienstleistungsunternehmen erhält Anfragen über sein Kontaktformular. Ein Ablauf legt den Kontakt im CRM an, prüft auf Dubletten, weist ihn einer Person zu und erstellt eine Aufgabe zum Nachfassen. Bleibt der Kontakt nach einigen Tagen ohne Antwort, erinnert das System automatisch.
Illustratives Beispiel zur Veranschaulichung, kein Ergebnis eines Kundenprojekts.
Datenschutz im CRM
Die Lösungen, die wir für Kunden umsetzen, gestalten wir DSGVO-konform — wo das nicht möglich wäre, bieten wir sie nicht an. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) ab und wählen Anbieter und Hosting (z. B. EU-Hosting) gemeinsam mit Ihnen aus. Im CRM liegen personenbezogene Daten von Interessenten und Kunden. Rechtsgrundlagen, Löschfristen und Einwilligungen für Kontaktaufnahmen sollten Sie vorab mit Ihrer Datenschutzberatung klären, wir setzen die technischen Regeln entsprechend um.
Häufige Fragen
Mit welchen CRM-Systemen arbeiten Sie?
Mit gängigen Systemen, die eine Schnittstelle bieten. Welche bei Ihnen in Frage kommen, klären wir im Erstgespräch. Wir beraten auch, falls noch kein CRM im Einsatz ist.
Brauchen wir dafür KI?
Nicht immer. Viele Aufgaben lassen sich mit klaren Regeln automatisieren. KI setzen wir dort ein, wo Texte oder unstrukturierte Daten verarbeitet werden, etwa bei E-Mails.
Was ist mit dem Datenschutz?
Wir achten auf Datensparsamkeit, schließen bei Bedarf einen Auftragsverarbeitungsvertrag und wählen Anbieter und Hosting mit Ihnen zusammen. Die rechtliche Bewertung Ihrer Kontaktaufnahmen bleibt bei Ihnen bzw. Ihrer Datenschutzberatung.
Wie schnell sind erste Ergebnisse möglich?
Einfache Automatisierungen sind oft in wenigen Wochen umsetzbar. Einen Zeitplan nennen wir nach der Analyse im Angebot.
Was kostet die CRM-Automatisierung?
Die Potenzialanalyse ist kostenlos. Danach erhalten Sie ein Angebot mit klar beschriebenem Umfang, abhängig von Arbeitszeit und Aufwand. Als Pilotkunde gelten derzeit besondere Pilotkonditionen.
Wo lohnt sich KI in Ihrem Unternehmen zuerst?
In einem kostenlosen Gespräch von etwa 30 Minuten ordnen wir Ihre Abläufe ein und zeigen, was sich für Sie realistisch umsetzen lässt.
Potenzialanalyse anfragen