KI und Automatisierung für Handwerksbetriebe — weniger Büroarbeit nach Feierabend
Tagsüber auf der Baustelle, abends Angebote schreiben, Anfragen beantworten und Rechnungen erfassen: In vielen Handwerksbetrieben bleibt die Büroarbeit an der Inhaberin oder dem Inhaber hängen. HKR AI Solutions aus Aachen automatisiert die wiederkehrenden Teile, damit mehr Zeit für den eigentlichen Betrieb bleibt.
Wo im Handwerk Zeit verloren geht
Angebote entstehen spät und von Hand
Positionen werden aus alten Angeboten kopiert und angepasst. Das dauert, und wer langsam antwortet, verliert Aufträge an schnellere Betriebe.
Anfragen gehen unter
Anrufe, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten: Wer auf der Baustelle ist, kann nicht zeitnah antworten, und Interessenten fragen beim nächsten Betrieb an.
Rechnungen und Belege stapeln sich
Lieferantenrechnungen, Lieferscheine und Stundenzettel werden gesammelt und am Monatsende abgetippt oder an die Steuerberatung weitergereicht.
Kein Geld und keine Zeit für ein IT-Projekt
Große Softwareprojekte passen nicht zu einem Betrieb mit wenigen Mitarbeitenden. Es braucht kleine Schritte, die sich schnell bemerkbar machen.
So gehen wir vor
Kurzes Gespräch zu Ihrem Alltag
In rund 30 Minuten besprechen wir, wo die Büroarbeit hängt und welche Software Sie schon nutzen (z. B. Handwerkersoftware, Buchhaltung, E-Mail).
Einen Engpass auswählen
Wir beginnen mit dem Punkt, der am meisten Zeit kostet, etwa Anfragenbearbeitung oder Belegerfassung, statt alles auf einmal anzufassen.
Lösung bauen und testen
Wir richten die Automatisierung ein und lassen sie zunächst neben Ihrem bisherigen Ablauf laufen, bis Sie ihr vertrauen.
Erweitern, wenn es passt
Läuft der erste Schritt, können weitere Abläufe folgen, etwa Angebotsvorlagen oder Terminabstimmung.
Was Sie von uns bekommen
- Strukturierte Erfassung von Kundenanfragen aus E-Mail und Kontaktformular, mit Rückfragen zu den wichtigsten Angaben
- Angebotsentwürfe auf Basis Ihrer eigenen Vorlagen und Positionen, die Sie vor dem Versand prüfen und freigeben
- Automatische Erfassung von Eingangsrechnungen und Belegen mit Übergabe an Ihre Buchhaltung oder Steuerberatung
- Erinnerungen und Nachfassen bei offenen Angeboten
- Einweisung und Dokumentation, damit Ihr Team die Lösung ohne IT-Kenntnisse nutzen kann
Beispielszenario
Ein Elektrobetrieb mit wenigen Mitarbeitenden erhält Anfragen per E-Mail und Formular, oft mit unvollständigen Angaben. Ein Assistent fragt Adresse, Art des Auftrags und Wunschtermin nach und legt die Anfrage strukturiert ab. Aus Standardpositionen entsteht ein Angebotsentwurf, den der Inhaber kontrolliert und versendet.
Illustratives Beispiel zur Veranschaulichung, kein Ergebnis eines Kundenprojekts.
Datenschutz im Betrieb
Die Lösungen, die wir für Kunden umsetzen, gestalten wir DSGVO-konform — wo das nicht möglich wäre, bieten wir sie nicht an. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) ab und wählen Anbieter und Hosting (z. B. EU-Hosting) gemeinsam mit Ihnen aus. Gerade bei Kundendaten wie Adressen und Objektinformationen achten wir darauf, nur das Nötige zu verarbeiten.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere bisherige Software wechseln?
In der Regel nicht. Wir binden an, was vorhanden ist, soweit die Software eine Schnittstelle oder einen Export bietet. Was bei Ihrer Software möglich ist, klären wir vorab.
Lohnt sich das auch für einen kleinen Betrieb?
Das hängt vom Aufwand ab, den Ihnen die Büroarbeit heute macht. Genau das klären wir im kostenlosen Erstgespräch und sagen Ihnen ehrlich, wenn sich ein Schritt für Sie nicht lohnt.
Wer prüft die von der KI erstellten Angebote?
Immer Sie. Die KI erstellt einen Entwurf, verschickt wird erst nach Ihrer Freigabe.
Kommen Sie auch vor Ort?
Unser Sitz ist Aachen. Termine finden meist per Video statt, Besuche in Aachen und Umgebung sind nach Absprache möglich.
Was kostet die Automatisierung?
Die Potenzialanalyse ist kostenlos. Danach erhalten Sie ein Angebot mit klar beschriebenem Umfang. Der Preis richtet sich nach Arbeitszeit und Aufwand, als Pilotkunde gelten derzeit besondere Pilotkonditionen.
Wo lohnt sich KI in Ihrem Unternehmen zuerst?
In einem kostenlosen Gespräch von etwa 30 Minuten ordnen wir Ihre Abläufe ein und zeigen, was sich für Sie realistisch umsetzen lässt.
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