KI für Steuerberater und Kanzleien — Belege, Anfragen und Fristen im Griff
Kanzleien kämpfen mit wachsenden Belegmengen, Nachfragen der Mandanten und knappem Personal. Vieles davon ist wiederkehrende Routine, die sich automatisieren lässt, ohne dass Verschwiegenheit und Kontrolle auf der Strecke bleiben. HKR AI Solutions aus Aachen plant und baut solche Lösungen für Kanzleien in ganz Deutschland.
Was Kanzleien im Alltag ausbremst
Belege kommen unsortiert und unvollständig
Fotos, PDFs, E-Mail-Anhänge, Papier: Bis Belege zugeordnet und erfasst sind, vergeht viel Zeit, und Rückfragen an Mandanten häufen sich.
Dieselben Mandantenfragen, jeden Tag
Wo ist mein Bescheid, was fehlt noch, wann ist die Frist? Antworten stehen oft schon in den Unterlagen, müssen aber jedes Mal neu gesucht werden.
Fachkräfte fehlen
Gut ausgebildete Mitarbeitende sollen prüfen und beraten, nicht abtippen und sortieren.
Hohe Anforderungen an Vertraulichkeit
Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheit. Wer KI einsetzt, muss genau wissen, wohin Daten fließen und wer darauf zugreifen kann.
So gehen wir vor
Abläufe und Systeme klären
Wir besprechen, wie Belege und Anfragen bei Ihnen eingehen und welche Kanzleisoftware im Einsatz ist.
Datenschutzrahmen festlegen
Vor dem Bau klären wir Hosting, Anbieter und Auftragsverarbeitung, damit Verschwiegenheitspflichten von Anfang an berücksichtigt sind.
Automatisierung mit Prüfschritt
Wir automatisieren Erfassung und Vorsortierung. Unklare Fälle und alle inhaltlichen Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
Testlauf und Betrieb
Neben dem bisherigen Ablauf testen, Ergebnisse vergleichen, dann umstellen.
Was Sie von uns bekommen
- Automatischer Belegeingang mit Erkennung von Belegart, Datum und Beträgen
- Vorsortierung und Zuordnung zu Mandanten nach festgelegten Regeln, mit Ausnahmeliste
- Übergabe an Ihre Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware, soweit Schnittstelle oder Export vorhanden
- Automatische Rückfragen an Mandanten bei fehlenden Angaben
- Dokumentation der eingesetzten Anbieter und Datenflüsse für Ihre Datenschutzdokumentation
Beispielszenario
Eine kleine Kanzlei erhält Belege ihrer Mandanten per E-Mail und Foto. Ein automatischer Ablauf liest die Belege aus, ordnet sie nach Regeln zu und erstellt eine Liste fehlender Angaben, die als Rückfrage an den Mandanten geht. Mitarbeitende prüfen nur noch die Ausnahmen.
Illustratives Beispiel zur Veranschaulichung, kein Ergebnis eines Kundenprojekts.
Verschwiegenheit und Datenschutz
Die Lösungen, die wir für Kunden umsetzen, gestalten wir DSGVO-konform — wo das nicht möglich wäre, bieten wir sie nicht an. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) ab und wählen Anbieter und Hosting (z. B. EU-Hosting) gemeinsam mit Ihnen aus. Für Berufsgeheimnisträger gelten zusätzliche Anforderungen an Verschwiegenheit. Wir berücksichtigen sie bei der Auswahl von Anbietern und Hosting; die berufsrechtliche Bewertung im Einzelfall liegt bei Ihnen bzw. Ihrer Kammer.
Häufige Fragen
Dürfen Kanzleien überhaupt KI einsetzen?
Grundsätzlich ja, wenn Verschwiegenheit und Datenschutz gewahrt bleiben, etwa durch geeignete Anbieter, Auftragsverarbeitung und klare Regeln. Wir planen das mit, die berufsrechtliche Einschätzung im Einzelfall bleibt bei Ihnen.
Läuft das mit unserer Kanzleisoftware?
Das hängt von den Schnittstellen und Exportmöglichkeiten Ihrer Software ab. Wir klären vorab, was möglich ist, und nennen Ihnen auch, wo es Grenzen gibt.
Entscheidet die KI über steuerliche Sachverhalte?
Nein. Wir automatisieren Erfassung, Sortierung und Rückfragen. Fachliche Entscheidungen und Prüfungen bleiben bei Ihrem Team.
Wie gehen Sie mit Mandantendaten um?
Wir verarbeiten nur, was für den Ablauf nötig ist, schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab und wählen Anbieter und Hosting gemeinsam mit Ihnen aus, möglichst in der EU.
Was kostet das?
Die Potenzialanalyse ist kostenlos. Danach erhalten Sie ein Angebot mit klar beschriebenem Umfang, das sich nach Arbeitszeit und Aufwand richtet. Als Pilotkunde gelten derzeit besondere Pilotkonditionen.
Wo lohnt sich KI in Ihrem Unternehmen zuerst?
In einem kostenlosen Gespräch von etwa 30 Minuten ordnen wir Ihre Abläufe ein und zeigen, was sich für Sie realistisch umsetzen lässt.
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