E-Rechnung: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich automatisch auslesen lässt. Ein normales PDF oder ein Scan gilt nicht als E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail verschickt wird.

Gängig sind das Format XRechnung, das reine Daten im XML-Format enthält, und ZUGFeRD, das eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Daten verbindet. Entscheidend ist, dass die Rechnung den europäischen Normvorgaben entspricht.

Die wichtigsten Fristen

Nach unserem Verständnis der Regelung gilt für inländische Umsätze zwischen Unternehmen Folgendes:

• Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Für das Ausstellen gilt eine Übergangszeit: Bis Ende 2026 darf noch mit Papier- oder PDF-Rechnungen gearbeitet werden, bei Zustimmung des Empfängers auch in anderen elektronischen Formaten.
• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 € dürfen diese Übergangsregeln bis Ende 2027 nutzen.
• Ab dem 1. Januar 2028 müssen grundsätzlich alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.
• Für bestimmte Fälle, etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, gelten Ausnahmen.

Was das für Ihre Abläufe bedeutet

Der Empfang ist der Punkt, der die meisten Unternehmen zuerst betrifft. Sie brauchen einen Weg, strukturierte Rechnungen anzunehmen, auszulesen, zu prüfen und an die Buchhaltung zu übergeben. Dazu gehört ein zentraler Posteingang, denn E-Rechnungen kommen in der Regel per E-Mail oder über Portale.

Häufig kommen weiter auch klassische PDF- und Papierrechnungen. In der Praxis müssen Sie also mehrere Formate gleichzeitig verarbeiten können.

• Zentralen Eingang für Rechnungen festlegen, etwa eine eigene E-Mail-Adresse.
• Klären, ob Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software E-Rechnungen lesen kann.
• Prüfregeln festlegen: Dubletten, Summen, Abgleich mit Bestellungen.
• Freigabeprozess und Zuständigkeiten dokumentieren.
• Archivierung und Nachvollziehbarkeit sicherstellen.

Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit

Rechnungen müssen weiterhin ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen gehört dazu, dass die strukturierten Originaldaten erhalten bleiben und nicht nur eine Ansicht davon. Die Anforderungen ergeben sich unter anderem aus den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD). Die konkreten Aufbewahrungsfristen und deren Bewertung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Wo Automatisierung helfen kann

Aus der Pflicht lässt sich ein Vorteil machen: Strukturierte Rechnungen lassen sich besonders gut automatisch verarbeiten. Dokumenten-KI und Regeln können Belege erfassen, prüfen und an Ihr System übergeben. Unklare Belege gehen an eine Person, sodass Ihr Team nur noch Ausnahmen bearbeitet.

Ob und wie sich das bei Ihnen lohnt, hängt von Rechnungsmenge, Belegwegen und Systemen ab. Das klären wir in einer kostenlosen Potenzialanalyse.

Häufige Fragen

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